Praktische tips om wanbetaling te voorkomen

1. Administratieve inefficiëntie is in 70% van de gevallen de reden voor te late betaling

Vaak worden facturen (te) laat betaalt omdat ze niet op een correcte manier door uw debiteur kunnen worden verwerkt. De oorzaak daarvan is divers. Wat kunt u doen?

• Zorg voor een foutloze en tijdige factuur. Vermeld hierop duidelijk uw gegevens en die van uw klant. Vermeld ook een eventueel ordernummer en de contactpersoon bij uw klant.
• Hanteer een order- en ontvangstbevestiging en bewaar die ook. Stuur een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken (bijvoorbeeld over betalingsafspraken).

2. Financiële problemen zijn in 60% van de gevallen de oorzaak voor te late betaling van facturen

Een voor de hand liggende oorzaak voor te late betaling. Liquiditeitstekort is een veel voorkomende oorzaak van wanbetaling. Wat kunt u doen om te voorkomen dat u hierdoor geraakt wordt?

• Weet met wie u zaken doet. Check nieuwe klanten op hun kredietwaardigheid. Een kredietrapport is echt niet duur en ook de KvK kan zeer waardevolle informatie verschaffen over uw nieuwe klant.
• Wees voorzichtig bij nieuwe relaties. Overweeg zorgvuldig of u hen leverancierskrediet wilt geven. Vraag bij twijfel om een (gedeeltelijke) vooruitbetaling.
• Volg het betalingsgedrag van met name die nieuwe klant. U heeft immers nog geen betalingservaring met hen en het is belangrijk om uw nieuwe klanten ‘op te voeden’.
• Weet u dat uw klant heeft geïnvesteerd in een nieuw pand of wagenpark? Dat zijn momenten dat liquiditeitskrapte veel voorkomt. Wees in die gevallen dan ook alert op te late betaling van uw facturen.
• Natuurlijk kunt u uw klant tegemoetkomen met een betalingsregeling. Hanteer daarbij dan maximaal 3 of 4 termijnen. Volg het nakomen van die regeling strikt en neem direct actie als die niet nagekomen wordt. Ook kunt u uw klant (vooraf) herinneren dat er een betalingstermijn vervalt.

3. Opzettelijk late betaling wordt door 58% van de ondernemers genoemd als reden voor te late betaling

Startende, of snelgroeiende bedrijven hebben liquiditeit nodig. Een van de manieren om die liquiditeit te verkrijgen is door op rekening te kopen. Er gaat niets boven gratis leverancierskrediet. Wat kunt u doen om te voorkomen dat uw klant u als zijn bank ziet?

• Zet een strikt debiteurenbeleid op en wees hierin consequent. Het is belangrijk dat uw klant weet waar hij aan toe is.
• Ken uw klant. Wees voorzichtig met op rekening verkopen aan nieuwe klanten. Is het altijd dezelfde klant die te laat betaalt? Ga hierover een gesprek met hem aan. Maak duidelijk dat u ook ondernemer bent en liquiditeit nodig heeft om uw afnemers te betalen.
• Stop levering als er nog facturen openstaan. Een duidelijke maatregel waardoor het uw klant duidelijk is dat hij ook is gebaat bij een tijdige betaling

4. Geschil over de geleverde dienst of product is de reden voor 22% van de te late betalingen

Vaak geeft een debiteur aan dat hij de factuur niet betaalt omdat hij het niet eens is met de kwaliteit van het geleverde product of dienst. Wat kunt u doen om te voorkomen dat u hierover een geschil krijgt?

• Neem alle klachten serieus en wikkel ze snel en adequaat af. Ook al lijkt het maar een klein issue; voor uw debiteur kan dit een reden zijn om de factuur te laat (of niet) te betalen.
• Neem een eigendomsvoorbehoud op in uw algemene voorwaarden. Als uw debiteur onverhoopt failliet gaat kunt u dan aanspraak maken op uw (onbetaalde) goederen.
• Maak gebruik van het retentierecht. Houd goederen (in uw beheer) vast tot er betaald is.

Tenslotte nog een laatste tip: wacht niet te lang met het uit handen geven van een incasso. Naarmate de tijd verstrijkt wordt het steeds lastiger een vordering te incasseren en kost het u vaak veel tijd en (negatieve) energie. Stel uw debiteur na een of meerdere herinneringen een  (schriftelijk) ultimatum van 14 dagen. Vermeld in deze brief ook dat er incassokosten gevorderd zullen worden als er dan nog steeds niet wordt betaald. Geef de vordering ter incasso aan een gekwalificeerd incasso- of deurwaardersbedrijf. Dat zijn specialisten die uw zorg uit handen nemen. Zorg bij overdracht van de incasso voor een compleet dossier: uw factuur, aanmaningsbrief en overige correspondentie.

Over de auteur

Het is onze missie om incasso en deurwaardersdiensten voor een brede groep ondernemers toegankelijk te maken. U heeft waarschijnlijk niet dagelijks met onbetaalde facturen of een (dreigend) juridisch conflict te maken. Yuridis helpt met heldere adviezen, toegankelijke service, digitale oplossingen en transparante dienstverlening. Doe onze gratis Incasso Check, laat ons uw laatste aanmaning versturen of neem telefonisch contact op met onze Adviesbalie, 7 dagen per week bereikbaar. Tenslotte staan onze deurwaarders voor u klaar als de situatie daarom vraagt. (Charles Bruns – managing partner Yuridis)