Hoe ziet een incassotraject er uit?

Het incassotraject  bestaat uit een aantal verschillende fasen: 

Debiteurenbeheer

Onder debiteurenbeheer worden alle incasso-activiteiten verstaan die worden uitgevoerd totdat de vordering wordt overgedragen aan een incassobureau of deurwaarderskantoor. Dat begint dus al met het versturen van een juiste factuur. En het reageren op een inhoudelijke klacht over de levering. Als uw klant niet op tijd betaalt kunt u hem hierover bellen of u stuurt een vriendelijke herinnering. Het is verstandig om deze herinnering tijdig te doen. Stuur een herinnering als de betaling binnen een week na de vervaldatum nog niet is betaald. Heeft u een week later nog altijd geen betaling ontvangen dan is het tijd voor een meer formele aanmaning. Hierin geeft u aan dat spoedige betaling gewenst is. Omdat anders incassokosten zijn verschuldigd en u de vordering uit handen geeft aan een deurwaarderskantoor. Deze aanmaning is belangrijk. U moet uw klant een redelijke termijn (14 dagen) geven om die vordering alsnog te voldoen. Daarnaast is het belangrijk dat de genoemde incassokosten correct zijn berekend.

Minnelijke incasso

Alle incasso-activiteiten van een incassobureau of deurwaarderskantoor totdat de gerechtelijke incassoprocedure wordt gestart. Zodra u een correcte aanmaning heeft verzonden en de termijn is verlopen kunt u de vordering uit handen geven aan een deurwaarderskantoor. De deurwaarder zal zich schriftelijk, telefonisch en/of persoonlijk melden bij uw debiteur. Doel is om alsnog te komen tot betaling of een regeling. Als in deze fase niet wordt betaald kunnen de kosten voor de debiteur immers fors oplopen. En daar is niemand bij gebaat.

Gerechtelijke incasso

Hieronder worden alle activiteiten verstaan die in een gerechtelijke incassoprocedure worden uitgevoerd. In een gerechtelijke incassoprocedure heeft u altijd een deurwaarder nodig. Als in de minnelijke incassofase geen (volledige) betaling is ontvangen zal de deurwaarder in overleg met u de gerechtelijke fase opstarten. Deze procedure start met het uitbrengen van de dagvaarding, feitelijk de oproep voor een rechtszaak. Tijdens de rechtszaak zal de deurwaarder uw belangen behartigen. En als de vordering wordt toegewezen en er nog altijd geen betaling of regeling komt zal de deurwaarder beslag leggen op het vermogen en/of het inkomen van uw debiteur. Op die manier zal dan betaling van uw vordering worden afgedwongen.

Wat kan ik zelf doen in het incassotraject?

Vooral in de fase debiteurenbeheer kunt u veel zelf doen om vorderingen te incasseren. Denk hierbij aan herinneren en aanmanen. Dit kan telefonisch (persoonlijker) maar het is verder in het proces ook belangrijk dat u de juiste (schriftelijke) stappen heeft ondernomen en hiervan bewijs kunt laten zien.

Met onze doe-het-zelf producten bent u ervan verzekerd dat u correcte brieven verstuurd. Daarmee loopt u niet de kans dat een rechter uw vordering afwijst omdat er een fout in uw brief stond.